Politique de confidentialité et cookies
Version du 29 octobre 2026
Cette politique explique comment VotreCRM, entreprise individuelle de Benjamin Mahier (« nous »), traite les données personnelles des personnes qui consultent le site votrecrm.fr et des utilisateurs du service VotreCRM, conformément au règlement (UE) 2016/679 (« RGPD ») et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (« Informatique et Libertés »).
Chaque cabinet est responsable des données qu'il enregistre sur ses propres clients (fiches clients, contrats, recueils de besoins signés, documents déposés, etc.) : elles sont hors du champ de cette politique, et nous les traitons pour son compte selon l'accord de traitement des données. Les clients d'un cabinet qui souhaitent exercer leurs droits doivent s'adresser à ce cabinet. Le service n'est pas conçu pour des données de santé ; la seule exception, strictement limitée, est la question facultative « Êtes-vous fumeur ? » du recueil de besoins prévoyance, à laquelle le client du cabinet répond lui-même, après information, et que le cabinet traite sous sa seule responsabilité, sur le fondement du consentement explicite de la personne (article 9, paragraphe 2, point a, du RGPD) ; VotreCRM n'utilise jamais cette réponse (voir l'accord de traitement des données, articles 1 et 3).
1. Responsable de traitement
Benjamin Mahier, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous le nom commercial « VotreCRM », 32 rue Paul Bert, 69003 Lyon. Contact pour toute question relative aux données personnelles : contact@votrecrm.fr.
2. Données traitées, finalités et bases légales
| Finalité | Données | Base légale |
|---|---|---|
| Création et gestion du compte, accès au service | Nom, adresse email, mot de passe (stocké uniquement sous forme d'empreinte irréversible), cabinet, rôle, date d'acceptation des conditions, secret de l'application d'authentification et codes de secours de la double authentification (stockés sous forme chiffrée ; voir la section 6) | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Aide à la saisie à l'inscription : recherche de votre entreprise dans le répertoire Sirene | Texte saisi dans le champ « Nom de votre cabinet ou entreprise » (3 caractères au moins), transmis par nos serveurs à l'API publique « Recherche d'entreprises » de l'État (recherche-entreprises.api.gouv.fr), qui ne reçoit ni votre adresse IP ni les informations de votre navigateur : elle ne voit que l'adresse de nos serveurs ; la liste renvoyée ne contient que la dénomination, le SIRET du siège, le code postal, la ville et le code d'activité. Le texte saisi n'est ni enregistré ni conservé par VotreCRM (simple mémoire technique de 60 secondes) ; il peut figurer dans les journaux techniques de notre hébergeur (Vercel). Une adresse IP abrégée par empreinte irréversible sert uniquement à limiter le nombre de recherches (30 par minute). | Intérêt légitime de faciliter et de fiabiliser l'inscription (art. 6.1.f) ; la saisie manuelle du SIRET reste possible sans cette recherche |
| Contact et assistance : joindre l'administrateur du cabinet | Numéro de téléphone de l'administrateur, saisi à l'inscription ou dans Mon compte | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Sécurité du service : sessions, prévention des tentatives de connexion abusives, journal des accès de support et journal des actions d'administration, journal des exports de données du cabinet | Adresse IP, navigateur, dates de connexion, compteurs de tentatives, adresse email des personnes habilitées | Intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.f) |
| Preuve de l'acceptation des conditions générales | Adresse email de la personne qui accepte, date et version acceptée, y compris l'acceptation distincte de la clause attributive de compétence | Intérêt légitime à conserver la preuve du contrat et à pouvoir constater, exercer ou défendre des droits en justice (art. 6.1.f) |
| Abonnement, facturation, codes promotionnels | Cabinet, formule, nombre d'utilisateurs, code promo utilisé, factures ; les données de carte bancaire sont traitées directement par Stripe et ne nous sont pas transmises | Exécution du contrat ; obligation légale de conservation comptable (art. 6.1.c) |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Transfert du rôle de souscripteur et passage à l'abonnement annuel : conduire la procédure et en garder la trace | Adresses e-mail des deux administrateurs concernés, dates des étapes (demande, acceptation, expiration, annulation), e-mails de procédure ; remplacement de l'adresse e-mail de facturation enregistrée chez Stripe par celle du nouveau souscripteur | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Avis clients (publiés ou non sur le site) | Nom du cabinet, note, commentaire, dates, mois et année de début d'abonnement (publiés avec l'avis d'un abonné), réponse publique de VotreCRM ; nom, e-mail et téléphone de l'administrateur auteur (non publiés, utilisés pour le recontacter) ; réponse facultative à la question privée « Que pourrions-nous améliorer ? » (jamais publiée) | Consentement pour la publication (art. 6.1.a), retirable à tout moment (demande depuis l'espace VotreCRM ou à contact@votrecrm.fr, retrait sous sept jours) ; intérêt légitime de VotreCRM pour le suivi de la satisfaction de ses clients (art. 6.1.f) pour les avis non publiés |
| Programme de parrainage | Code de parrainage du cabinet, lien entre le cabinet parrain et le cabinet parrainé (les numéros SIREN sont comparés pour écarter les abus), crédits accordés et perdus ; le cabinet parrain ne voit pas le nom des cabinets qu'il a parrainés | Exécution du contrat ; intérêt légitime de gestion du programme et de prévention de la fraude (art. 6.1.f) |
| Emails de service (réinitialisation du mot de passe, informations sur le service) | Adresse email | Exécution du contrat |
| Emails de conseils et d'information commerciale adressés aux administrateurs des cabinets : séquence d'accueil pendant l'essai (4 e-mails au plus), rappels de l'offre créateur d'entreprise (2 e-mails au plus), propositions de déposer un avis | Nom, adresse email, nom du cabinet, formule, dates d'inscription et d'éligibilité ; étapes envoyées (pour n'envoyer chaque e-mail qu'une fois) | Intérêt légitime de présenter le service à des professionnels qui ont ouvert un compte (art. 6.1.f RGPD ; art. L. 34-5 du Code des postes et des communications électroniques). Chaque e-mail contient un lien « Ne plus recevoir ces conseils » ou de désinscription ; l'opposition est prise en compte immédiatement et vaut pour toute la séquence concernée |
| Assistance aux utilisateurs | Échanges avec le support ; assistance à distance, uniquement après qu'un administrateur du cabinet a communiqué le code à usage unique reçu par email | Exécution du contrat |
| Demandes d'assistance : rappeler l'utilisateur et traiter l'incident | Nom, adresse email, numéro de téléphone, créneau de rappel, objet et texte libre de la demande ; destinataire : équipe VotreCRM, via contact@votrecrm.fr | Exécution du contrat |
| Demandes de rappel pour une démonstration : rappeler la personne pour fixer ensemble un rendez-vous de démonstration | Nom, numéro de téléphone, disponibilités indiquées, adresse e-mail (facultative, si la personne la renseigne), date de la demande ; aucune adresse IP n'est conservée avec la demande ; destinataire : équipe VotreCRM, via contact@votrecrm.fr ; l'envoi du message à l'équipe passe par Resend ; hébergement : Vercel et Neon | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne (art. 6.1.b) |
| Demandes de prise en main du logiciel : organiser et facturer la séance | Nom, adresse email, numéro de téléphone, note libre ; le paiement est réalisé par Stripe (aucune donnée de carte bancaire ne nous est transmise) ; destinataire : équipe VotreCRM, via contact@votrecrm.fr | Exécution du contrat |
| Demandes de Migration Zen : rappeler l'utilisateur au créneau choisi | Numéro de téléphone et créneau de rappel (jour et plage horaire) indiqués lors de la validation de la demande ; destinataire : équipe VotreCRM | Exécution du contrat |
| Suggestions des cabinets : étudier et traiter les idées d'amélioration | Nom et adresse e-mail de l'administrateur auteur, nom du cabinet, type, objet et texte de la suggestion, fichiers joints facultatifs (captures d'écran, documents) ; destinataire : équipe VotreCRM, via l'espace d'administration (l'e-mail d'avis à contact@votrecrm.fr ne contient ni le texte ni les fichiers). Les cabinets sont invités à ne joindre aucune donnée personnelle de leurs clients. | Intérêt légitime d'améliorer le service (art. 6.1.f). |
| Assistance par tickets : traiter les demandes des cabinets | Nom et adresse e-mail de l'administrateur auteur, nom du cabinet, catégorie, objet, texte des échanges, pièces jointes facultatives (captures d'écran) ; support technique (niveau 2) : titre et résumé rédigés par l'équipe, catégorie et priorité, nom et statut du cabinet, échanges avec l'équipe et pièces transmises ; il ne reçoit aucun message du cabinet, ni le nom ou l'adresse e-mail de l'auteur, ni l'objet de la demande. Les cabinets sont invités à ne joindre aucune donnée personnelle de leurs clients (ni nom, ni coordonnées, ni numéro de contrat) dans leurs demandes et leurs pièces. Mesures de sécurité : pièces téléchargeables uniquement après authentification, cloisonnement strict entre cabinets contrôlé par le serveur, journal d'administration sans contenu (ni messages ni pièces). Destinataires : équipe VotreCRM ; support technique (niveau 2), pour les seules informations énumérées dans les catégories de données ; Vercel et Neon. | Exécution du contrat (art. 6.1.b). |
| Invitation d'un collaborateur par l'administrateur du cabinet | Adresse e-mail du collaborateur invité, date d'envoi et d'expiration de l'invitation (7 jours), jeton conservé sous forme d'empreinte | Exécution du contrat (art. 6.1.b). |
| Personnalisation des pages et documents destinés aux clients du cabinet : charte graphique | Logo (PNG ou JPEG, 300 Ko au plus) et trois couleurs enregistrés par l'administrateur du cabinet ; ils s'affichent sur la page de remplissage et dans les documents PDF des recueils de besoins envoyés par le cabinet à ses clients | Exécution du contrat (art. 6.1.b). |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Interface de programmation (API) et webhooks : sécurité et traçabilité des accès ouverts par le cabinet à un outil tiers | Identifiant de la clé, administrateur créateur, dates de création, de renouvellement et de révocation, acceptation des conditions d'utilisation de l'API ; journal technique des requêtes (méthode, route, statut, date, sans adresse IP ni contenu) ; adresses de livraison des webhooks déclarées par le cabinet et journal des livraisons (identifiant d'événement, statut, date) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; intérêt légitime à sécuriser l'interface (art. 6.1.f) |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Option Assistant IA : facturation de l'option, respect du plafond mensuel de demandes et sécurité | Journal d'usage : identifiant de l'utilisateur, cabinet, fonction utilisée (synthèse, e-mail, rendez-vous), date, volume (nombre de jetons) ; aucun contenu (ni fiche, ni demande, ni texte généré) n'est conservé par VotreCRM ; acceptation de la notice d'utilisation par l'administrateur (date, version). Les textes produits portent la mention « Généré par IA, à relire avant usage » ; l'Assistant ne prend aucune décision à l'égard d'une personne | Exécution du contrat (art. 6.1.b) ; intérêt légitime (sécurité, lutte contre les abus ; art. 6.1.f) |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Lecture automatique des avis d'échéance : limiter l'usage et tracer les lectures | Compteurs d'usage (10 lectures par heure et par utilisateur, 60 par jour et par cabinet), identifiant de l'utilisateur, date, fichier concerné, acceptation de la mention d'activation par l'administrateur (date, version) | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Espace assuré (pages publiques ouvertes par un cabinet à ses clients) : sécuriser la connexion par lien à usage unique | Adresse e-mail saisie par le visiteur (comparée aux fiches du cabinet, jamais confirmée au visiteur), adresse IP masquée et compteurs de tentatives, dates de connexion, cookie de session (crm_insured, section 8). Relèvent du cabinet, responsable de traitement (accord de traitement des données, « Espace assuré ») : les coordonnées et les contrats affichés ; les demandes de correction de coordonnées et les recommandations d'un proche ; les messages échangés avec le cabinet, lorsque celui-ci a activé la messagerie (sujet choisi dans une liste fermée, texte, dates, états de lecture) ; les informations du profil proposées par l'assuré et soumises à la validation du cabinet ; ses préférences de contact pour la gestion de son dossier (canaux, créneaux, jours, langue), écrites dans sa fiche avec leur historique ; l'espace ne recueille aucun accord ni aucun refus de propositions commerciales, quel que soit le canal (les accords et oppositions au démarchage restent gérés par le cabinet dans la fiche) ; les réclamations déposées depuis l'espace, lorsque le cabinet a activé son registre des réclamations (objet, description, référence, dates, réponse du cabinet), enregistrées dans ce registre ; le journal des actions de l'assuré dans l'espace (connexions, messages envoyés, réclamations déposées, préférences et profil modifiés : date et type d'action, sans adresse IP, navigateur ni contenu), consultable par le cabinet. Les e-mails adressés à l'assuré au nom du cabinet (lien de connexion, nouveau message, accusé de réception et réponse à une réclamation) ne reproduisent pas le contenu | Intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.f) |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Espace assuré : documents mis à disposition, documents à signer, demandes de pièces et dépôt | Relèvent du cabinet, responsable de traitement (accord de traitement des données, « Espace assuré ») : les documents mis à disposition par le cabinet et la date de leur dernier téléchargement par l'assuré ; la liste des documents en attente de signature (type, titre, date d'envoi : aucune signature n'est effectuée dans l'espace, le lien de signature est renvoyé par e-mail) ; les demandes de documents adressées par le cabinet dans l'espace (pièce demandée, contrat concerné, statut dont « Non retenu » avec un motif choisi dans une liste fermée, dates) et les fichiers que l'assuré dépose en réponse, de un à quatre par demande (pièce d'identité, relevé d'identité bancaire, justificatif de domicile, pièces du contrat, autres documents demandés), enregistrés uniquement dans leur version portant le filigrane « Usage exclusif pour : » suivi du nom du cabinet (section 6), conservés en attente de vérification par le cabinet puis rangés dans le dossier, ou supprimés s'ils ne conviennent pas ; les événements correspondants du journal des actions (documents téléchargés ou déposés). Les e-mails adressés à l'assuré (demande de documents, mise à jour d'une demande) ne reproduisent ni le nom de la pièce, ni le motif. Le dépôt d'une pièce d'identité dans l'espace ne constitue pas une vérification d'identité : la vérification de la pièce relève du cabinet | Intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.f) |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Portail des apporteurs d'affaires (comptes ouverts par un cabinet à ses apporteurs) : gérer et sécuriser les comptes | Adresse e-mail, identifiants de connexion (conservés sous forme d'empreinte), dates de connexion, adresse IP masquée, compteurs de tentatives ; les informations affichées (référence abrégée du dossier, état d'avancement, montant de la part de l'apporteur) et les relevés relèvent du cabinet, qui en est responsable (accord de traitement des données) ; les apporteurs exercent leurs droits auprès du cabinet | Intérêt légitime de VotreCRM de fournir au cabinet le portail prévu par son contrat et d'en sécuriser les comptes (art. 6.1.f) ; l'apporteur n'est pas partie au contrat conclu avec le cabinet |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Prévoyance des professionnels (conditions générales de vente, article 5) : demande interne, créée automatiquement à l'équipe VotreCRM à chaque correction qu'un cabinet apporte dans ses paramètres à la base indicative des caisses, correspondances et barèmes, afin d'examiner s'il faut la laisser sans suite, l'appliquer à ce seul cabinet ou corriger la base commune pour tous les cabinets (après retour en brouillon et validation manuelle) ; cette demande n'est pas visible du cabinet, qui ne voit pas non plus la suite donnée, et ne modifie pas son paramétrage. Pour cette seule demande, VotreCRM agit en qualité de responsable de traitement (il n'exécute pas une instruction du cabinet) | Nom et identifiant du cabinet, profession générale ou mot-clé concerné (ou, pour une correction par fiche, libellé public de la ligne de la base commune), caisse d'origine et caisse choisie, nombre de mises à jour, dates, décision de VotreCRM (sans suite, appliquée au cabinet, appliquée à la base commune). La demande ne contient ni le nom ou l'adresse e-mail de l'utilisateur auteur, ni l'identifiant de la fiche, ni aucune donnée d'un client du cabinet (ni nom, ni coordonnées, ni numéro de contrat) : elle ne porte que sur le paramétrage, et l'utilisateur est invité à ne saisir qu'une profession générale. La correction du cabinet elle-même (donnée de configuration, enregistrée séparément, qui peut rattacher une caisse à une fiche par son identifiant technique) reste dans l'espace du cabinet, traitée pour son compte, et n'est pas visible de VotreCRM dans la demande | Intérêt légitime d'améliorer et de corriger la base d'information proposée à l'ensemble des cabinets (art. 6.1.f) ; le cabinet peut s'y opposer en écrivant à contact@votrecrm.fr, la correction restant alors appliquée à son seul cabinet |
| Fonction prévue, pas encore ouverte. Messagerie liée (Gmail, Outlook) : relier la boîte professionnelle d'un utilisateur à son cabinet | Adresse de la boîte reliée, fournisseur, état de la liaison, jetons d'accès chiffrés (jamais affichés ni transmis au navigateur), consentement de l'utilisateur (date, version du texte) ; les messages et pièces jointes enregistrés dans les fiches relèvent du cabinet (accord de traitement des données). Chaque utilisateur relie sa propre boîte, avec son consentement et l'autorisation donnée au fournisseur ; l'administrateur du cabinet voit l'état de la liaison, jamais le contenu. Les données reçues des fournisseurs de messagerie ne servent qu'aux fonctions visibles par l'utilisateur (envoi depuis la fiche, affichage des échanges avec les clients du cabinet) : aucune publicité, aucune revente, aucune lecture humaine par VotreCRM, aucun entraînement de modèle | Consentement de l'utilisateur (art. 6.1.a), retirable à tout moment en déliant la boîte ; exécution du contrat conclu avec le cabinet (art. 6.1.b) |
Nous n'utilisons pas les données à des fins publicitaires, ne les vendons pas et ne procédons à aucun profilage. Les lignes signalées par la mention « Fonction prévue, pas encore ouverte. » décrivent des traitements qui ne commencent qu'à l'ouverture de la fonction, annoncée dans le service (conditions générales de vente, article 5 bis) ; cette mention est alors retirée.
3. Destinataires et prestataires
Les données sont accessibles aux seules personnes habilitées de notre équipe. Nous faisons appel aux prestataires suivants, qui agissent sur nos instructions :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Vercel Inc. (États-Unis) | Hébergement du site et exécution du service | Fonctions exécutées à Francfort (UE) ; société établie aux États-Unis ; transfert encadré selon la section 4 |
| Neon, LLC, filiale de Databricks, Inc. (États-Unis) | Base de données, y compris les fichiers déposés dans le service (documents, pièces jointes, logo, pièces déposées par les clients des cabinets dans leur version filigranée), qui sont enregistrés dans la base de données | Données et fichiers stockés à Francfort (UE) ; société établie aux États-Unis ; transfert encadré selon la section 4 |
| Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) | Paiement des abonnements, application des remises (offre créateur, parrainage) et tenue du solde de crédit du cabinet (parrainage) | Union européenne ; transferts possibles vers les États-Unis au sein du groupe Stripe, encadrés selon la section 4 |
| Plus Five Five, Inc., service « Resend » (États-Unis) | Envoi des emails : confirmation d'adresse, mot de passe oublié, code d'assistance, emails relatifs aux avis (sollicitation, suivi, alerte, retrait, réponse), emails envoyés par les cabinets à leurs clients (adresse email du destinataire et contenu du message) et, pour l'espace assuré, emails d'invitation, de connexion et de notification adressés aux assurés au nom de leur cabinet (adresse email, prénom de l'assuré, nom du cabinet, lien de connexion, sans contenu) | États-Unis ; transfert encadré selon la section 4 |
| Direction interministérielle du numérique (DINUM), API « Recherche d'entreprises » (France) | Répertoire des entreprises : recherche du cabinet par son nom à l'inscription (données publiques Sirene, hors entreprises non diffusibles) | France |
| (prévu) Vercel Inc. (États-Unis), magasin de fichiers à accès privé | Stockage des fichiers déposés dans le service (documents, pièces jointes, fichiers de migration, pièces des suggestions et des tickets) ; les fichiers déposés avant l'ouverture restent dans la base de données jusqu'à leur copie | Région de l'Union européenne précisée à l'ouverture ; société établie aux États-Unis ; transfert encadré selon la section 4 |
| (prévu) Prestataire de génération de textes (option Assistant IA), à désigner | Génération des brouillons de l'option Assistant IA à partir des seuls champs transmis par le service ; VotreCRM exige de ce prestataire l'absence d'utilisation des données pour une autre finalité, notamment l'entraînement de ses modèles, et une conservation nulle ou limitée | Désignation, localisation et garanties annoncées trente jours avant l'ouverture (section 9 et accord de traitement des données, article 5) |
| (prévu) Prestataire de reconnaissance de texte (lecture des avis d'échéance), à désigner | Lecture des documents soumis par l'utilisateur ; il ne reçoit que le fichier, sans nom ni identifiant de fiche ; suppression du fichier et du texte à l'issue du traitement exigée | Désignation, localisation et garanties annoncées trente jours avant l'ouverture (section 9 et accord de traitement des données, article 5) |
| (prévu) Fournisseurs de messagerie des utilisateurs : Google (Gmail) et Microsoft (Outlook, Microsoft 365) | Accès à la boîte de l'utilisateur, sur son autorisation, pour l'envoi depuis la fiche et, s'il y consent séparément, la lecture des messages échangés avec les clients du cabinet ; ces sociétés restent les fournisseurs de la messagerie de l'utilisateur | Entités contractantes, localisation et garanties précisées à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données trente jours avant l'ouverture |
| (prévu) Prestataire de listes de sanctions et de personnes politiquement exposées (criblage international), à désigner | Comparaison des noms, prénoms et dates de naissance enregistrés par les cabinets avec les listes internationales ; les données des clients des cabinets relèvent de l'accord de traitement des données | Désignation, localisation et garanties annoncées trente jours avant l'ouverture (accord de traitement des données, article 5) |
4. Transferts hors de l'Union européenne
Certains prestataires sont des sociétés établies aux États-Unis. Les transferts éventuels de données vers ce pays reposent sur l'une des garanties suivantes : la décision d'exécution (UE) 2023/1795 de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données UE-États-Unis (« Data Privacy Framework »), lorsque le prestataire figure, à la date du transfert, sur la liste officielle des organisations certifiées publiée par le ministère du Commerce des États-Unis (dataprivacyframework.gov) ; à défaut, les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision (UE) 2021/914), intégrées à l'accord de traitement des données de chaque prestataire. Nous vérifions l'état de certification de nos prestataires lors de chaque mise à jour de cette politique ; une copie des garanties applicables peut être obtenue sur demande à contact@votrecrm.fr. Le stockage des données et des fichiers est situé dans l'Union européenne (Francfort) ; le transfert porte sur l'accès à distance possible depuis les États-Unis (assistance, administration par le prestataire) et, pour les emails, sur leur acheminement.
5. Durées de conservation
- Compte utilisateur : pendant toute la durée du contrat, puis 90 jours (période d'export), sauf obligation légale.
- Cabinet dont le contrat prend fin (clôture à la demande du cabinet ou résiliation par l'éditeur) : données accessibles en lecture et à l'export pendant 90 jours, puis suppression automatique du cabinet, de ses utilisateurs et de toutes ses données, sauf obligation légale de conservation. L'administrateur est prévenu par e-mail à la clôture, puis avant la suppression. La résiliation de l'abonnement payant seule ne met pas fin au contrat : le cabinet passe en formule Gratuite et conserve ses données.
- Téléphone de l'administrateur : conservé avec le compte, supprimé avec lui.
- Secret de double authentification : jusqu'à sa désactivation ou la suppression du compte.
- Avis clients : un avis publié est affiché 24 mois au plus à compter de sa date, puis masqué ; il est supprimé un (1) mois après ce masquage, ou plus tôt avec le cabinet (90 jours après la fin du contrat) ou sur simple demande à contact@votrecrm.fr. La réponse à la question privée « Que pourrions-nous améliorer ? » est conservée avec l'avis. Les avis non publiés sont conservés tant que le cabinet est client, puis supprimés avec lui (90 jours après la fin du contrat), ou plus tôt sur simple demande à contact@votrecrm.fr. Un avis retiré à la demande de son auteur est supprimé définitivement dans les trente (30) jours qui suivent son retrait. Un avis retiré par VotreCRM pour un motif objectif (propos injurieux, données personnelles, propos hors sujet, auteur qui n'est pas client) est conservé tant que le cabinet est client, pour justifier la décision, puis supprimé avec lui. Le lien personnel d'invitation à donner ou à modifier un avis est valable trente (30) jours ; la trace de ce lien, qui contient l'adresse e-mail du destinataire, est supprimée trente (30) jours après son expiration.
- Parrainage : code de parrainage, parrainages et journal des crédits conservés pendant la durée du contrat, puis 90 jours ; la trace comptable des remises figure sur les factures (10 ans).
- Cabinet en formule Gratuite (essai non suivi d'un abonnement) : tant que le cabinet existe ; suppression possible après 24 mois sans connexion, sur préavis de 30 jours par email.
- Sessions de connexion : 30 jours au plus ; liens de réinitialisation : 1 heure.
- Adresse IP utilisée pour limiter les tentatives de connexion et les essais répétés sur les pages publiques : conservée 48 heures au plus (sous forme masquée pour les pages publiques).
- Données de sécurité (journal des assistances à distance et journal des actions d'administration, adresse IP des connexions à l'espace d'administration comprise) : 12 mois au plus, à l'exception des preuves d'acceptation des conditions générales (ligne suivante).
- Preuves d'acceptation des conditions générales (adresse e-mail de la personne qui accepte, date et version acceptée) : pendant la durée du contrat, puis 5 ans.
- Demandes d'assistance sur créneau de rappel (coordonnées, créneau, texte libre) : 12 mois à compter du créneau de rappel demandé.
- Demandes de prise en main du logiciel (coordonnées, note libre) : 3 ans à compter de la demande ou, lorsqu'elle a été payée, de son paiement (la plus tardive de ces deux dates). À cette échéance, une demande non payée ou remboursée est supprimée ; pour une demande payée ou offerte, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, la note et le lien avec l'utilisateur qui l'a demandée sont effacés, et seule la trace de la prise en main (formule, prix, dates et références techniques du paiement, sans donnée de carte bancaire) est conservée avec le cabinet, afin qu'une seule prise en main soit accordée par cabinet et de justifier le paiement.
- Demandes de Migration Zen (numéro de téléphone et créneau de rappel indiqués à la validation, note libre du cabinet, compte rendu de l'équipe) : 3 ans à compter de la demande ; le fichier déposé est supprimé à la clôture de la demande (accord de traitement des données, article 1).
- Factures et pièces comptables : 10 ans (article L. 123-22 du Code de commerce).
- Suggestions : texte conservé 3 ans à compter du dépôt, fichiers joints 12 mois ; supprimés avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat, ou plus tôt sur simple demande à contact@votrecrm.fr.
- Assistance par tickets (demandes, échanges et pièces jointes) : 24 mois après la clôture du ticket, ou 24 mois sans activité, pièces jointes comprises ; le cabinet retrouve ces éléments dans l'export de ses données. Supprimés avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat.
- Demandes de rappel pour une démonstration (nom, téléphone, e-mail si indiqué, disponibilités) : 12 mois à compter de la demande, ou plus tôt sur simple demande à contact@votrecrm.fr.
- Désinscription des e-mails de conseils, des rappels de l'offre créateur et des propositions d'avis : enregistrée pour la durée du compte du cabinet, afin que l'opposition soit respectée ; supprimée avec le cabinet.
- Traces d'envoi des e-mails d'accueil, des rappels de l'offre créateur d'entreprise et des invitations à donner un avis envoyées par l'équipe : 12 mois à compter de l'envoi, ou supprimées avec le cabinet. Les traces des propositions d'avis déjà envoyées (pour n'envoyer chaque proposition qu'une fois) et la marque posée à la suppression d'un avis (pour ne plus proposer au cabinet d'en déposer un) sont conservées avec la désinscription, pour la durée du compte ; elles ne contiennent ni texte ni note.
- Invitations de collaborateurs : supprimées 30 jours après leur expiration si elles n'ont pas été utilisées, 12 mois après leur acceptation ou leur annulation.
- Charte graphique (logo et couleurs) : conservée tant que le cabinet existe ; le logo peut être retiré à tout moment par l'administrateur ; supprimée avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat.
- Données que les cabinets enregistrent sur leurs propres clients (fiches, recueils de besoins signés, copies de fiche, documents) : durées de conservation fixées par chaque cabinet, responsable de traitement, et appliquées par défaut selon l'accord de traitement des données (article 1) ; supprimées avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat, à l'exception du registre des réclamations, conservé cinq (5) ans après la clôture de chaque réclamation sur instruction du cabinet ; après la suppression du cabinet, ce registre ne désigne plus le cabinet que par son identifiant et sa raison sociale, et ne conserve, des utilisateurs du cabinet, que le nom de l'auteur de chaque action de son journal (accord de traitement des données, article 9).
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Transfert de souscripteur et passage à l'annuel : trace de la procédure conservée avec les preuves contractuelles (durée du contrat, puis 5 ans) ; e-mails de procédure non conservés par VotreCRM au-delà de leur envoi.
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Clés API : durée de validité (12 mois) puis 12 mois après leur révocation ; journal technique des requêtes : 6 mois ; journal des livraisons de webhooks : 30 jours.
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Journal d'usage de l'option Assistant IA : 13 mois ; acceptation de la notice : durée du contrat, puis 5 ans.
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Lecture automatique des avis d'échéance : compteurs d'usage 24 heures ; journal des lectures : durée de la fiche concernée ; valeurs proposées non décidées : 7 jours au plus.
- Espace assuré : liens de connexion 15 minutes ; sessions fermées après 30 minutes sans activité et au plus 12 heures après la connexion ; liens et sessions terminés conservés 30 jours ; adresse IP masquée et compteurs de tentatives 48 heures. Relèvent du cabinet (accord de traitement des données, article 1) : le journal des actions dans l'espace (12 mois) ; les messages (conversation terminée après 90 jours sans message, puis supprimée automatiquement 24 mois après sa fin ; supprimée plus tôt avec la fiche ou 12 mois après la fermeture de l'espace de l'assuré) ; les demandes de modification des coordonnées et du profil (supprimées 12 mois après leur dépôt, une fois traitées par le cabinet) ; les réclamations déposées depuis l'espace (conservées dans le registre des réclamations du cabinet 5 ans après leur clôture, y compris après l'effacement de la fiche, le nom étant alors remplacé et la description conservée ; leur suppression automatique à l'issue de ce délai n'est pas en service : le cabinet peut la demander par écrit après export, accord de traitement des données, article 9).
- Preuves de consentement et d'opposition au démarchage par e-mail et SMS enregistrées pour les clients d'un cabinet (choix saisis par le cabinet dans la fiche) : relèvent du cabinet (accord de traitement des données, article 1) ; supprimées automatiquement 5 ans après le dernier choix enregistré pour la personne, que sa fiche existe encore ou non (y compris après son effacement ou son anonymisation) ; elles ne contiennent ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone de la personne concernée ; seuls y figurent l'identifiant et le nom de l'utilisateur du cabinet qui a saisi le choix (à défaut de nom renseigné, la partie de son adresse e-mail qui précède le @). Elles sont supprimées au plus tard avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat. L'espace assuré n'en enregistre aucune.
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Espace assuré, documents et dépôt de pièces : liens de téléchargement des documents partagés 2 minutes ; dates de partage et de dernier téléchargement des documents (conservées avec le document) ; demandes de documents (conservées avec la fiche) ; dépôts de l'assuré (de un à quatre fichiers par demande) non encore vérifiés par le cabinet (jusqu'à leur validation ou leur refus par le cabinet, et au plus 90 jours après le dépôt : tous les fichiers du dépôt sont alors supprimés automatiquement et la demande marquée « Non retenu » dans l'espace, un nouveau dépôt restant possible) ; documents validés (durée du dossier chez le cabinet). Aucun fichier d'origine déposé par l'assuré n'est conservé : seules les versions portant le filigrane du cabinet sont enregistrées (section 6).
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Comptes du portail des apporteurs : durée du compte, fermé avec l'apporteur ou par le cabinet ; journal de connexion 12 mois.
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Prévoyance des professionnels : demandes internes créées par les corrections apportées par les cabinets à la base indicative (sans nom ni adresse e-mail d'auteur, sans identifiant de fiche) : conservées jusqu'à la décision de VotreCRM, puis 24 mois à compter de cette décision (sans suite, appliquée au cabinet ou à la base commune), afin de justifier les changements apportés à la base commune et de ne pas réexaminer une demande identique, puis suppression ; corrections du cabinet (donnée de configuration, y compris le rattachement d'une caisse à une fiche par son identifiant technique) : tant que le cabinet existe, modifiables et supprimables par lui à tout moment, supprimées avec le cabinet, 90 jours après la fin du contrat.
- Fonction prévue, pas encore ouverte. Messagerie liée : jetons d'accès supprimés dès la déliaison de la boîte ; consentement conservé pendant la durée du compte, puis 12 mois ; messages et pièces jointes enregistrés dans les fiches : durée de la fiche (accord de traitement des données).
6. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées :
- chiffrement des échanges (HTTPS) ;
- mots de passe stockés sous forme d'empreinte irréversible ;
- cookies de session non lisibles par les scripts des pages ;
- séparation stricte des données de chaque cabinet, vérifiée par le serveur à chaque requête ;
- limitation des tentatives de connexion et des essais répétés sur les pages publiques ;
- double authentification obligatoire pour tous les utilisateurs (code à usage unique d'une application d'authentification, codes de secours), à l'exception des comptes de démonstration et des sessions d'assistance du support : un utilisateur qui ne l'a pas encore activée est invité à le faire à sa prochaine connexion, avant tout autre accès à son espace (export compris, possible dès l'activation) ; l'obligation est indiquée dans les conditions générales acceptées à l'inscription et rappelée par l'écran d'activation à la connexion ;
- accès d'administration réservés et journalisés ;
- Fonction prévue, pas encore ouverte. messagerie liée : jetons d'accès aux boîtes chiffrés avec une clé dédiée, jamais transmis au navigateur, effacés à la déliaison ; connexions distinctes pour le courrier et l'agenda ; aucune lecture humaine par VotreCRM ;
- espace assuré : lien de connexion à usage unique expirant à 15 minutes, conservé sous forme d'empreinte ; limitation des demandes de lien ; aucune modification directe de la fiche par l'assuré (profil et coordonnées soumis à la validation du cabinet) ; messagerie et réclamations limitées en nombre et en longueur, sans pièce jointe, avec refus automatique des numéros de carte bancaire, IBAN et de sécurité sociale, et texte masqué au support de VotreCRM pendant une assistance à distance ; e-mails de notification sans contenu ;
- pièces déposées par les clients des cabinets par les liens sécurisés (pièce d'identité, documents demandés, documents du recueil de besoins) et, lorsque cette fonction sera ouverte, dans l'espace assuré : formats limités à PDF, PNG et JPEG avec contrôle du contenu réel de chaque fichier, 4 Mo au plus par fichier et quatre fichiers au plus par dépôt ; à compter de la mise en service du filigrane, annoncée dans le service, filigrane « Usage exclusif pour : » suivi du nom du cabinet apposé automatiquement sur chaque image et chaque page de chaque fichier, seule la version filigranée étant conservée (aucun fichier d'origine conservé, métadonnées des images supprimées, dont la localisation), sans lecture ni analyse du contenu ni transmission à un tiers ; PDF protégés par un mot de passe ou signés électroniquement refusés, avec information de la personne à l'écran ; le filigrane vise à limiter la réutilisation de la copie, il ne l'empêche pas et ne vaut pas vérification d'identité ; tout nouveau fichier est enregistré en mode privé, jamais à une adresse publique, et n'est servi que par le serveur après contrôle de la session et du cabinet ; fichiers reçus par ces liens placés en attente de vérification par le cabinet : téléchargeables par le seul cabinet en téléchargement forcé, jamais affichés, classés, partagés ni lus par la reconnaissance de texte avant validation, supprimés en cas de refus ; aucune analyse antivirus par VotreCRM, la vérification incombant au cabinet avec les moyens de protection de son poste de travail ; dépôt ni validé ni refusé dans les 90 jours supprimé automatiquement avec tous ses fichiers ;
- Fonction prévue, pas encore ouverte. espace assuré, dépôt de documents : formats limités (PDF, PNG, JPEG) avec contrôle du contenu réel de chaque fichier, 4 Mo au plus par fichier, filigrane du cabinet sur chaque fichier dans les conditions de la puce précédente, limitation du nombre de fichiers déposés (60 par heure) et un seul dépôt par demande, de un à quatre fichiers ; fichiers déposés jamais affichés dans l'espace, téléchargeables par le seul cabinet en téléchargement forcé tant que le dépôt n'est pas vérifié, jamais classés ni partagés avant validation, supprimés en cas de refus ; les fichiers déposés ne font l'objet d'aucune analyse antivirus par VotreCRM : leur vérification incombe au cabinet, avec les moyens de protection de son poste de travail ;
- Fonction prévue, pas encore ouverte. option Assistant IA : liste fermée des champs transmis, contrôlée par le serveur ; masquage des numéros de sécurité sociale et IBAN reconnus dans les textes saisis ; aucun contenu dans les journaux ; plafond et limiteurs de demandes ;
- Fonction prévue, pas encore ouverte. API : clé affichée une seule fois, conservée sous forme d'empreinte, limitée à 60 requêtes par minute, révocable à tout moment ; webhooks signés.
7. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition (pour les traitements fondés sur l'intérêt légitime) et de portabilité de vos données, ainsi que du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour retirer son avis, l'auteur en fait la demande depuis son espace VotreCRM (Paramètres, rubrique « Votre avis ») ou en écrivant à contact@votrecrm.fr ; l'avis est retiré sous sept (7) jours.
Pour les exercer, écrivez à contact@votrecrm.fr. Nous répondons dans les meilleurs délais et au plus tard un mois à compter de la réception de la demande (article 12.3 du RGPD) ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour une demande complexe, et nous vous en informons alors. Une preuve d'identité peut être demandée en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur.
Export des données d'un cabinet. L'administrateur d'un cabinet exporte l'ensemble des données de son cabinet depuis le service (Mon compte, « Exporter mes données »), après avoir activé la double authentification. S'il ne l'a pas activée, ou si l'accès au service n'est plus possible, le représentant légal du cabinet peut demander la remise des données par e-mail à contact@votrecrm.fr, en joignant une copie de sa pièce d'identité et un courrier manuscrit, daté et signé par lui ; l'archive est remise par un moyen sécurisé au plus tard un mois après la réception d'un dossier complet (conditions générales de vente, article 13) ; les justificatifs reçus ne servent qu'à vérifier l'habilitation du demandeur et sont supprimés une fois l'archive remise, seule la trace de la demande (date, demandeur, cabinet) étant conservée avec les preuves contractuelles. Cette procédure concerne la restitution des données du cabinet (réversibilité, article 28.3.g du RGPD) ; elle ne conditionne pas l'exercice par une personne physique de ses propres droits décrits ci-dessus, notamment ses droits d'accès et de portabilité (articles 15 et 20 du RGPD).
Clients d'un cabinet. Les personnes dont un cabinet a enregistré les données dans VotreCRM (y compris dans l'espace assuré que leur cabinet leur a ouvert) exercent leurs droits auprès de ce cabinet, responsable de traitement. L'export du droit d'accès que le cabinet peut leur remettre depuis le service contient les données de la fiche, celles de l'espace assuré (accès et actions, demandes de modification, conversations, réclamations déposées depuis l'espace et, lorsque ces fonctions seront ouvertes, demandes de documents et leur suivi, documents partagés), les preuves de consentement et d'opposition au démarchage enregistrées pour la fiche et les documents du dossier, y compris ceux que la personne aura déposés ; il ne contient pas les informations commerciales internes du cabinet (commissions et taux). La note interne du cabinet sur le traitement d'une réclamation déposée depuis l'espace y figure, le cabinet pouvant en occulter les passages qui concernent d'autres personnes ou relèvent du secret des affaires.
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.
8. Cookies et informations enregistrées dans le navigateur
VotreCRM n'utilise aucun cookie publicitaire, de mesure d'audience ou de réseau social, et aucun service tiers ne dépose de cookie ni ne lit d'information sur votre appareil depuis les pages de VotreCRM. Lorsque vous êtes redirigé vers une page hébergée par un tiers (paiement de l'abonnement par Stripe, autorisation donnée au fournisseur de messagerie), cette page relève de la politique de ce tiers. Les pages publiques du site (accueil, questions fréquentes, pages légales) ne déposent aucun cookie et n'enregistrent rien dans votre navigateur. Les cookies et les informations décrits ci-dessous ont pour seule finalité de permettre le fonctionnement du service que vous avez demandé : maintenir votre connexion, sécuriser les accès et conserver une saisie en cours. À ce titre, ils sont dispensés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés ; lignes directrices de la CNIL sur les cookies et autres traceurs, délibération n° 2020-091 du 17 septembre 2020), et aucun bandeau de consentement n'est donc affiché. Tous les cookies sont inaccessibles aux scripts des pages (attribut HttpOnly) et ne sont transmis qu'en connexion chiffrée (attribut Secure). Aucun d'eux ne sert à vous suivre d'un site à l'autre.
| Cookie | Finalité | Durée |
|---|---|---|
better-auth.session_token (préfixé __Secure- en HTTPS) | Maintenir la connexion de l'utilisateur d'un cabinet, partagée entre connexion.votrecrm.fr et app.votrecrm.fr | 30 jours si la case « Rester connecté 30 jours » est cochée (prolongés au plus une fois par jour) ; sinon jusqu'à la fermeture du navigateur, un cookie better-auth.dont_remember mémorisant ce choix pour la même durée. Supprimé à la déconnexion |
better-auth.two_factor (préfixé __Secure- en HTTPS) | Conserver, entre la saisie du mot de passe et celle du code de double authentification, la preuve que la première étape de connexion a réussi | 10 minutes au plus ; supprimé dès que le code est vérifié |
crm_ls_admin et crm_ls_tech | Même preuve de première étape pour la connexion de l'administrateur de la plateforme et du compte technique de l'Éditeur, sur admin.votrecrm.fr, limitée à l'adresse de la connexion | 5 minutes au plus ; supprimés dès que le code est vérifié |
crm_admin | Session de l'administrateur de la plateforme (personnel de l'Éditeur), sur admin.votrecrm.fr seulement | 8 heures au plus ; supprimé à la déconnexion |
crm_tech | Session du compte technique de l'Éditeur, sur admin.votrecrm.fr seulement | 15 minutes au plus tant que le mot de passe provisoire n'est pas changé ou que la double authentification n'est pas activée, puis 4 heures au plus après la saisie du code ; supprimé à la déconnexion |
crm_support | Session d'assistance à distance, ouverte uniquement avec le code communiqué par un administrateur du cabinet | 30 minutes |
Cookie de session de l'espace assuré : crm_insured | Maintenir la connexion d'un assuré à l'espace ouvert par son cabinet, après le lien de connexion à usage unique | 12 heures au plus ; la session est fermée après 30 minutes sans activité |
Fonction prévue, pas encore ouverte. Cookie de session du portail des apporteurs d'affaires : crm_partner | Maintenir la connexion d'un apporteur au portail ouvert par son cabinet, après le lien de connexion à usage unique | 12 heures au plus ; la session est fermée après 30 minutes sans activité |
Fonction prévue, pas encore ouverte. crm_mail_pkce | Sécuriser, le temps de l'autorisation donnée au fournisseur de messagerie (Gmail, Outlook), la liaison de la boîte professionnelle d'un utilisateur à son cabinet ; limité à l'adresse de retour de cette autorisation | 10 minutes au plus ; usage unique, supprimé au retour de l'autorisation |
Certaines pages enregistrent en outre, dans la mémoire de votre navigateur (stockage local ou de session), des informations qui ne quittent pas votre appareil, ne sont lues par aucun tiers et ne servent à aucun suivi :
| Information | Page | Finalité | Durée |
|---|---|---|---|
| Adresse e-mail en attente de confirmation | Page de connexion | Réafficher, après l'inscription, l'adresse à laquelle le message de confirmation a été envoyé | Jusqu'à la fermeture de l'onglet ; effacée dès la confirmation |
Jeton du lien reçu par e-mail (crm_link, crm_sig, crm_avis) | Pages de dépôt d'une pièce, de signature d'un document et d'avis sur le service | Conserver le jeton du lien, retiré de l'adresse de la page pour qu'il ne figure ni dans l'historique du navigateur ni dans les journaux des serveurs | Jusqu'à la fermeture de l'onglet ; le jeton d'avis est effacé dès l'envoi de l'avis |
Choix « Plus tard » sur le bandeau de double authentification (tfabar-plus-tard) | Application (app.votrecrm.fr) | Ne pas réafficher, pendant la même visite, le bandeau qui recommande à l'administrateur d'activer la double authentification | Jusqu'à la fermeture de l'onglet |
Saisies en attente d'enregistrement (votrecrm:ecritures: suivi des identifiants du cabinet et de l'utilisateur) | Application (app.votrecrm.fr) | Ne pas perdre les modifications d'une fiche en cas de coupure du réseau : elles sont envoyées au serveur dès que la connexion revient | 72 heures au plus ; supprimées dès l'enregistrement sur le serveur, à la déconnexion, et, sur un appareil partagé, les saisies périmées des autres utilisateurs sont supprimées à l'ouverture de l'application |
Les polices de caractères du site sont hébergées sur nos propres serveurs : l'affichage des pages ne fait appel à aucun service tiers de polices (comme Google Fonts) et ne transmet votre adresse IP à aucun tiers à ce titre. Tout ajout futur d'un service tiers (mesure d'audience, vidéo, carte, outil de discussion) ferait l'objet d'une mise à jour de cette section et, si ce service déposait des traceurs non nécessaires, d'un recueil de consentement préalable.
9. Modification de la politique
Nous pouvons modifier cette politique, notamment lorsque nous mettons en service une nouvelle fonctionnalité, faisons appel à un nouveau prestataire ou changeons une durée de conservation. La version en vigueur est toujours accessible sur cette page, avec sa date. Lorsque la modification ajoute un prestataire qui reçoit des données personnelles, ajoute une finalité ou allonge une durée de conservation, les utilisateurs en sont informés au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur, par e-mail aux administrateurs des cabinets ou par un bandeau dans le service ; dans les autres cas, ils en sont informés par le service au plus tard le jour de l'entrée en vigueur. Les fonctionnalités signalées dans cette politique par la mention « Fonction prévue, pas encore ouverte. » ne donnent lieu à aucun traitement tant qu'elles ne sont pas ouvertes ; à l'ouverture, cette mention est retirée et, lorsqu'un prestataire « à désigner » est concerné, sa dénomination, sa localisation et ses garanties sont inscrites ici et à l'annexe 1 de l'accord de traitement des données, trente jours avant.